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Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Nachhaltiges Absenzmanagement ist ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden – und ein Gewinn für den Betrieb. In dieser Reihenfolge. Wie es funktioniert, zeigt die BAUHAUS Fachcentren AG, ein Unternehmenskunde von ÖKK.

Die wichtigste Frage kommt zum Schluss: «Gibt es unausgesprochene Erwartungen?» Die Antwort fällt kurz aus: «Nein, ich bin glücklich hier.» Damit ist das Rückkehrgespräch zwischen Sharon Freiburghaus, Geschäftsleitungs-/Personalassistentin bei der BAUHAUS Fachcentren AG, und der eben wiedergenesenen Linda Riesen, Mitarbeiterin im Verkauf, fast beendet. «Zum Glück ist die Skisaison bald fertig», scherzt Frau Riesens Vorgesetzter, Roman Spicher zum Abschluss. Der Abteilungsleiter Bauelemente/Holz hat ebenfalls am Gespräch teilgenommen und spielt auf den Skiunfall an, der seine Mitarbeiterin fünf Tage lang von «der Fläche» fernhielt.

«Die Fläche» nennen Mitarbeitende die rund 12’000 m2 grosse Verkaufshalle der BAUHAUS-Filiale in Niederwangen (BE). Hier arbeitet Linda Riesen seit zwei Jahren, berät Kundinnen und Kunden, tätigt Bestellungen, schneidet Holz zu und räumt mit dem Gabelstapler Ware in die Hochregale. All das tut sie gerne. Trotzdem hat sie ihrer Firma in den letzten drei Monaten dreimal gefehlt. Zweimal wegen einer Grippe, die sie verschleppt hatte, und kürzlich wegen einer Gehirnerschütterung nach einem Skiunfall. «Ein dummer Zufall», wie Frau Riesen findet. Dass sie deshalb zusammen mit ihrem Chef zu einem kurzen Rückkehrgespräch bei der Geschäftsleitungs-/Personalassistentin erscheinen muss, nimmt sie gelassen. Sie kennt die Prozesse.

Einführung des Absenzmanagements

Mehr als acht Arbeitstage fehlen Mitarbeitende ihrem Arbeitgeber durchschnittlich pro Jahr aus gesundheitlichen Gründen. Diese Absenzen verursachen schweizweit milliardenhohe Kosten: direkte Kosten aufgrund von Lohnfortzahlungen und höheren Prämien und indirekte Kosten wegen des organisatorischen Aufwands und der Produktionsausfälle.

2012 erkannte auch der Geschäftsführer der BAUHAUS Fachcentren AG, Peter Heussi, wie viel Geld die überdurchschnittlich vielen Absenzen sein Unternehmen kosten. Also beauftragte er seine Personalleiterin, Nicole Merta, den Ursachen der Absenzen auf den Grund zu gehen. Mit dem Ziel, die Probleme der Mitarbeitenden besser zu verstehen, entschied sich BAUHAUS schliesslich für die Einführung eines systematischen Absenzmanagements. Zentrales Instrument sind die Willkommens- und Rückkehrgespräche. «Damit wollen wir den Mitarbeitenden zeigen, dass sie uns wichtig sind und es auffällt, wenn sie fehlen», erklärt Nicole Merta im Wissen, dass statistisch gesehen die Hälfte aller Absenzen in Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz und -umfeld stehen.
«In den Rückkehrgesprächen wollen wir gegenseitiges Vertrauen schaffen und herausfinden, ob die Absenzen irgendetwas mit uns oder dem Arbeitsplatz zu tun haben», so Frau Merta weiter. Schliesslich könne man dann gegebenenfalls etwas ändern – etwa eine Aussprache organisieren oder eine Versetzung erwägen.

Vertrauen, nicht Kontrolle

Das Absenzmanagement beruht aber nicht nur auf Gesprächen, sondern auch auf der systematischen Dokumentation der Absenzen und Diskussionen. Wer das erste Mal in drei Monaten fehlt, führt bei seiner Rückkehr ein kurzes, mündliches Willkommensgespräch mit dem Abteilungsleiter. Fehlt die Person ein zweites Mal innerhalb der drei Monate, wird das verkürzte Rückkehrgespräch schriftlich festgehalten. Bei abermaligem Fehlen beginnt die zweite Stufe mit einem regulären Rückkehrgespräch zwischen dem Mitarbeitenden, des Vorgesetzten und der Geschäfts-/Personalassistentin. So geht es weiter bis zur vierten Stufe, wenn ein Mitarbeitender mehr als sechsmal innerhalb eines halben Jahres fehlt. In diesem Fall würde auch die externe Case Managerin von ÖKK, Claudia Steiner, zum Gespräch erscheinen – doch dazu kam es seit 2012 erst zweimal.

Nicht alle Führungskräfte waren anfangs vom Absenzreglement begeistert. Die einen fürchteten den administrativen Aufwand, die anderen die Rolle des «Überwachers». Umso wichtiger, sagt Nicole Merta, seien die Schulungen durch externe Profis im Gesundheitsmanagement gewesen.

«Das Grundthema des Absenzmanagement ist Vertrauen, nicht Kontrolle», sagt Andrea Hunkeler vom Institut für Arbeitsmedizin (IfA). Sie hat 2015 im Auftrag von ÖKK die «Refresher-Kurse mit Fokus auf Gesprächsführung» bei BAUHAUS durchgeführt. Wer nur Kontrolle aufbaue, der reduziere zwar die sichtbaren Absenzen, kultiviere jedoch die unsichtbaren: anwesende, aber nicht leistungsfähige Mitarbeitende. Auf dem Flipchart skizziert Frau Hunkeler während der Schulung einen Eisberg, der im Wasser schwimmt. «Die Absenzen sind nur die sichtbare Spitze eines Eisbergs», erklärt die ETH-Ab- solventin. Nur wer die darunter liegende Unternehmenskultur im Sinne der Gesundheit und des gegenseitigen Vertrauens fördere, Frühanzeichen von Stress und Überlastung ernst nehme und das Gespräch mit dem Mitarbeitenden suche, werde die Spitze des Eisbergs auf Dauer verkleinern.

Ein Blumenstrauss

Doch wie schafft man eine Kultur des Vertrauens und der Wertschätzung? Manchmal mit einem Blumenstrauss, den auch Linda Riesen von Sharon Freiburghaus ans Krankenbett geschickt bekommen hat. Noch wichtiger ist jedoch die Führungs- und Gesprächskultur – grundsätzlich und vor allem bei den Rückkehrgesprächen. «Das lernen nicht alle gleich schnell», sagt Nicole Merta, «aber nach vier Jahren sind Rückkehrgespräche ziemlich normal für uns.» Um den administrativen Aufwand und das «Kontrollempfinden» der Mitarbeitenden abzuschwächen, verzichtet BAUHAUS seit 2015 auf ein schriftlich festgehaltenes Rückkehrgespräch auf der ersten Stufe – ein mündliches reicht. Mit Vitamin- und Suppenwochen versucht das Unternehmen zudem, die Mitarbeitenden für eine gesunde Ernährung zu gewinnen.

Noch eine letzte Holzplatte zuschneiden, dann hat Linda Riesen Feierabend. Sie freut sich darauf, aber auch darauf, morgen wieder arbeiten zu gehen. «Wir haben einfach eine super Stimmung im Team.»